FAQ

Das Congress Center der LMU ist die Schnittstelle zwischen Wissenschaft, LMU-Verwaltung und lokaler Kongresswirtschaft. Wir unterstützen Sie bei der professionellen und international wettbewerbsfähigen Umsetzung von Kongressen. Unser Service beruht auf Beratung, Information und Organisation bei der Planung und Durchführung von wissenschaftlichen Veranstaltungen. Darunter fallen zum Beispiel Themen wie Finanzplanung, Teilnahmemanagement und ePayment, sowie die Auswahl von Dienstleistern, Hotel-Service, Kongress-Marketing oder die Vor-Ort-Betreuung. Wir stellen passend zu Ihrem Bedarf Checklisten oder AnsprechpartnerInnen für Sie bereit. Sprechen Sie uns gerne an! congresscenter@lmu.de

Das Beratungs- und Informationsangebot ist für Sie kostenlos und beinhaltet unter anderem die folgenden Leistungen:

• Beratung bei der Konzeption, Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
• Bereitstellung und Aktualisierung von Informationsmaterial und Ansprechpartnern
• Weiterbildung durch das Seminar „Veranstaltungsmanagement an der LMU“
• Informationsveranstaltungen und Software-Schulungen
• Rahmenvereinbarungen mit Hotels
• Beratung bei der Auswahl von Dienstleistern durch Erfahrungswerte und Angebotsvergleiche

Darüber hinaus übernimmt das Congress Center auch die Organisation von Veranstaltungen. Dieser Service ist mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Die Veranstaltungsorganisation kostet viel Mühe, Zeit und Geld. Um möglichst effizient zu arbeiten, ist es für die Planung Ihrer Veranstaltung unerlässlich, das Ziel und die Zielgruppe der Veranstaltung zu verstehen: Wollen Sie Ihre Teilnehmenden vernetzen, Wissen teilen oder Informationen austauschen? Gab es oder gibt es bereits einen Kongress oder eine Veranstaltung mit dem gleichen Thema, an dem Sie sich orientieren können? Wenn ja, was wollen Sie anders machen? Welche Speaker möchten Sie einladen, wer ist Ihr Zielpublikum? Denken Sie an ein abwechslungsreiches Programm und wählen Sie einen Veranstaltungsort, der für Ihr Ziel und Ihre Zielgruppe am besten geeignet ist. Wir unterstützen Sie gerne bei der Programm- und Abendgestaltung.

Der zeitliche Planungsumfang ist von verschiedenen Faktoren wie der Anzahl der Teilnehmenden, der Referierenden oder auch der Verfügbarkeit von Räumen, Hotels oder Dienstleistern abhängig. Es gilt der Grundsatz: planen Sie so früh wie möglich!

Prinzipiell ist zwischen inhaltlichen (Zielsetzungen und Zielgruppe) und operativen Aufgaben (Teilnahmemanagement, Catering, Technik usw.) zu unterscheiden. Haben Sie viele Teilnehmende, hohe Kosten oder haben Sie in Bezug auf Kongressorganisationen wenig Erfahrung, stehen wir Ihnen als Congress Center der LMU gerne zur Beratung und Organisation zur Verfügung. Gerne stellen wir Ihnen Checklisten oder Vorlagen bereit, die auf Ihren organisatorischen Bedarf passen.

Planen Sie Ihre Veranstaltung möglichst nicht in Zeiträumen, die in den „Kongressherbst“ (September bis November), in Ferienzeiten, an Feiertagen, auf Sportveranstaltungen oder sonstigen Großveranstaltungen fallen. Viele Veranstaltungsorte und Hotels sind in diesem Zeitraum meist gebucht oder sehr teuer.

Mit passenden Räumlichkeiten steht oder fällt jede Veranstaltung. Denken Sie dabei immer an die Bedürfnisse der Zielgruppe: Ist der Ort gut erreichbar? Können die Gäste bei Bedarf in der Nähe übernachten? Wie könnte die technische und organisatorische Umsetzung vor Ort aussehen? Ist am Veranstaltungsort Catering möglich? Gerne beraten wir Sie bei der Suche nach geeigneten Räumen. Über die Hörsaalvergabe können Sie ebenfalls Räume an verschiedenen Standorten an der LMU reservieren:

• Räume im Hauptgebäude und im Stammgelände: Hoersaalservice.Stammgelaende@Verwaltung.Uni-Muenchen.de
• Räume rund um das Sendlinger Tor: Hoersaalservice.AST@verwaltung.uni-muenchen.de
• Räume in Großhadern/Martinsried: Hoersaalservice.GH-M@verwaltung.uni-muenchen.de

Die Nutzung der Räume der LMU ist für alle LMU-Mitglieder kostenlos. Sobald Sie eine Veranstaltung mit KooperationspartnerInnen (z.B. eine andere Universität, Vereine oder Wissenschaftsgesellschaften) planen, fallen jedoch Unkosten für die Veranstaltung an. Kontaktieren Sie hierzu bitte rechtzeitig das Team der Hörsaalvergabe (s.o.).

Das Congress Center der LMU verfügt über viele verschiedene Kontakte zu geeigneten, z.T. kostenpflichtigen RaumanbieterInnen in und um München. Wir beraten Sie gerne, welcher Raum alternativ am besten zu Ihnen passt.

Fragen Sie zunächst bei der Hörsaalvergabe nach geeigneten Räumen. Gerne können wir Sie auch bei der Wahl der Räume beraten. Sie können bei der Hörsaaltechnik mobile Videokonferenzperipherie-Sets ausleihen. Da die Planung hybrider Veranstaltungen jedoch sehr aufwendig ist, empfehlen wir Ihnen für eine professionelle Abwicklung sich Unterstützung bei externen Dienstleistern zu holen. Diese untertstützen Sie beispielsweise beim Aufbau technischer Geräte, Video-Aufzeichnung oder Live-Übertragungen. Wir beraten Sie dazu gerne und stellen Ihnen Kontakte zur Verfügung!

Es bestehen Sondervereinbarungen zwischen der LMU und verschiedenen Hotels rund um das Hauptgebäude, in der Innenstadt oder auch bei Großhadern oder Martinsried. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Unterstützung bei der Hotelsuche und -buchung benötigen.

Ob Weißwurstfrühstück, kleines Lunch oder großes Dinner - wir unterstützen Sie gerne bei der Suche nach einem geeigneten Caterer und geltenden Rahmenbedingungen an der LMU München. Die aktuellen Bewirtungsrichtlinien finden Sie hier im Serviceportal.

Bitte beachten Sie die derzeit geltenden Beschaffungsregeln. In vielen Fällen empfiehlt es sich, Vergleichsangebote einzuholen. Die Servicestelle Beschaffung Referat VII.4 hilft Ihnen gerne weiter.

Erwarten Sie viele Teilnehmende oder haben Sie bestimmte Anmeldebedingungen? Planen Sie Workshops mit unterschiedlichen Gruppen oder Abendveranstaltungen? Dann empfehlen wir Ihnen die Nutzung einer professionellen Plattform. Mit doo besteht beispielsweise eine Rahmenvereinbarung mit der LMU. Über diese Plattform können Sie Anmeldemasken und Kategorien individuell gestalten (z.B. Early Bird, Studierendentarife, Anmeldungen zum Dinner, etc.) sowie Stornierungen, Einnahmen oder den Anmeldestand unkompliziert einsehen.

Sollten Sie eine Domain oder eine Weiterleitung benötigen, wenden Sie sich gerne an die Domainvergabestelle der LMU Anwendungsbetreuung Referat VI.3.
Bei der Gestaltung Ihrer Website (z.B. Programmtabellen, Einbindung von Sponsoren oder Anmeldemasken) hilft Ihnen das Referat VI.5 für Internetdienste.

Sie planen einen Kongress, ein Symposium oder eine Tagung mit nationaler oder internationaler Beteiligung und wollen sich über Fördermöglichkeiten erkundigen? Wir beraten Sie gerne individuell bei der Auswahl eines Förderprogrammes und der Antragsstellung.

Beginnen Sie so früh wie möglich mit der Finanzplanung. Gerne beraten wir Sie bei der Erstellung von Kostenkalkulationen. Bitte beachten Sie dabei steuerrechtliche Themen sowie Drittmittelaspekte:

• Das Team Steuern Ref VII.0.2 berät Sie bei der Erstellung von Rechnungen und der Einnahme von Umsatzsteuern, bei der Gewährung von Vorsteuern und beim Umgang mit Auslandsrechnungen. Ebenfalls erhalten Sie hier Informationen zur Zusammenarbeit mit Sponsoren.
• Das Drittmittelreferat Team VII.5.3 unterstützt Sie bei finanziellen Aspekten der Einwerbung und Abwicklung von Drittmitteln (insbesondere bei der Abwicklung von Sponsorenverträgen) und richtet bei Bedarf Anordnungsstellen für Sie ein.

Die Zusammenarbeit mit Sponsoren kann für die Außenwirkung Ihrer Veranstaltung sowie für die Finanzierung sehr nützlich sein. Es empfiehlt sich bei der Akquise ein Blick in Ihr Netzwerk oder auf vergangene bzw. vergleichbare Veranstaltungen. Einen von Referat VII.5 bereitgestellten Mustervertrag finden Sie im Serviceportal. Im Sponsoringvertrag werden insbesondere die Höhe des Sponsorings und die von der LMU zu erbringende Gegenleistung festgelegt. Eine solche Gegenleistung beispielsweise kann darin bestehen, an hervorgehobener Stelle auf den Sponsor hinzuweisen oder eine bestimmte Standfläche zur Verfügung zu stellen (z.B. Industrieausstellung).

Sollten Sie selbst oder Ihre Gäste Kinderbetreuungsmöglichkeiten während einer Veranstaltung benötigen, empfehlen wir Ihnen, sich mindestens zwei Monate vorher an die Kontaktstelle für Gleichstellung und Inklusion zu wenden diversity@lmu.de. Hier bekommen Sie alle wichtigen Informationen und Formulare rund um das Thema Betreuungsmöglichkeiten an die Hand.

Über das Congress Center können Sie entsprechende Ausstattungen für Ihre Kaffeepausen ausleihen. Gerne können wir für Sie auch Namensschilder zum Ausleihen bereitstellen. Füllen Sie dazu unser Bestellformular aus und senden Sie es an: congresscenter@lmu.de

Von ihrer Veranstaltungshomepage, über Flyern bis hin zu sozialen Medien, Werbung auf anderen Veranstaltungen, Sponsoring oder Newslettern: Nutzen Sie alle Kommunikationskanäle, die Ihnen zur Verfügung stehen, um auf Ihre Veranstaltung hinzuweisen.

Evaluationen geben Ihnen viele wertvolle Hinweise für die Organisation zukünftiger Veranstaltungen. Führen Sie zum einen eine interne Evaluation mit Ihrem Team durch (organisatorische Aspekte, „Lessons Learned“), zum anderen eine externe Evaluation mit den Teilnehmenden durch. Nutzen Sie dazu beispielsweise „EvaSys“, ein nützliches Tool für die automatisierte Erstellung und Auswertung von Evaluationen. Mehr dazu finden Sie im Serviceportal.